Em um estudo de 2015, a Adobe Systems descobriu que o trabalhador gasta em média 6 horas por dia lendo e respondendo a e-mails. Isso é mais de 30 horas por semana, o que soma 63 dias inteiros por ano.

Você pensaria que toda essa prática nos tornaria especialistas na arte da comunicação por e-mail, mas muitos profissionais ainda pecam em alguns quesitos. O “responder a todos” acidental em um e-mail particular certamente acontece com mais frequência do que os departamentos de RH gostariam. E quantas vezes você recebeu um e-mail irrelevante, inapropriado ou agressivo?

Infelizmente, você não pode “desenviar” um e-mail mal composto, a menos que sua empresa use o Gmail e você detecte o erro 10 segundos depois de emiti-lo. Caso contrário, assim que o e-mail chegar à caixa de entrada do destinatário, não há como evitar o dano, a menos que você vá ao computador dele e o exclua.

Rachel Clements, diretora de serviços psicológicos do Centro de Saúde Corporativa de Sydney e especialista em mediação no local de trabalho, diz que a melhor maneira de evitar possíveis armadilhas é seguir uma lista de verificação de regras de etiqueta de e-mail. Clements viu e-mails mal elaborados desencadearem guerras eletrônicas de escritório. Para evitar brigas e administrar melhor suas relações profissionais, ela aconselha seguir as dicas a seguir:

1. Use uma linha de assunto clara e profissional
Mostre ao seu destinatário claramente o que o e-mail abordará. Muitas pessoas decidirão se abrirão um e-mail dependendo da linha de assunto. Para alguém que recebe centenas de e-mails por dia, uma linha de assunto que vai direto ao ponto torna mais fácil para eles classificar sua caixa de entrada e decidir quais comunicações priorizar.

2. Revise todos os e-mails enviados
Certifique-se de que não há erros gramaticais ou profissionais. Você digitou o nome do destinatário corretamente? Há erros de ortografia? Você está usando estruturas de frases simples e letras maiúsculas e pontuação corretas? Ignorá-los compromete o seu profissionalismo e a credibilidade do seu e-mail.

3. Escreva seu e-mail antes de inserir o endereço de e-mail do destinatário
É sempre uma boa prática escrever o conteúdo do seu e-mail primeiro, caso você acidentalmente envie a mensagem muito cedo.

4. Verifique novamente se você tem o destinatário correto
Não há nada pior do que enviar um e-mail para a pessoa errada ou um documento confidencial para o cliente ou empresa errada.

5. Certifique-se de colocar em cópia todos os destinatários relevantes
Não é profissional deixar de fora um colega ou cliente de uma cadeia de e-mail relevante. Esteja atento a quem deve ser informado sobre determinado assunto e respeite isso.

6. Você nem sempre precisa “responder a todos”
Pense em quem precisa ler sua resposta; ninguém quer ler uma cadeia de e-mails de 20 pessoas que não tem nada a ver com eles.

7. Responda seus e-mails
A maioria das pessoas em algum momento se sentiu sobrecarregada pelo grande número de e-mails que precisam examinar. Mas responder a um e-mail é uma boa etiqueta, especialmente se o remetente estiver esperando uma resposta. Reconhecer que você recebeu o e-mail, mas retornará ao remetente mais tarde, é uma alternativa profissional para ignorar ou evitar determinados e-mails.

8. Inclua um bloco de assinatura
Se o seu destinatário não souber nada sobre você, ele pode duvidar da autenticidade do seu e-mail. É profissional incluir seu nome completo, cargo, sua empresa e seu número de contato.

9. Use o nível apropriado de formalidade
Por exemplo, comece com “Caro _____”, use “por favor” e “obrigado” quando necessário e sempre termine seu e-mail com a frase apropriada, “Atenciosamente”, “Obrigado”, “Atenciosamente” e assim por diante.

10. Mantenha os e-mails breves e direto ao ponto
Ninguém quer ler um enorme pedaço de texto. Você sempre pode acompanhar o assunto mais tarde ou sugerir que eles liguem para você se tiverem alguma dúvida ou preocupação.